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Secrétaire de direction / assistant communication (H/F)
Référence
1515661292
Date limite pour postuler
31/01/2018
Date de publication
11/01/2018

Caractéristiques

Précision sur la nature du contrat
Mission temporaire
Durée du contrat
7 mois
Date de début de contrat
01/02/2018

Domaine professionnel
Administration générale : direction, pilotage, gestion administrative, financière et comptable

Affectation

Nom de l'unité d'affectation
UMR1403 IPS2 Institut des Sciences des Plantes de Paris Saclay
Adresse de l'unité d'affectation
INRA Saclay - Rue de Noetzlin Bâtiment 630 - 91190 GIF-SUR-YVETTE
Site web de l'unité d'affectation
http://www.ips2.u-psud.fr/
Région de l'unite d'affectation
Ile-de-France

Descriptif

Environnement de travail

L’IPS2 a été créé le 01/01/2015 dans le cadre de la réorganisation des unités de biologie des plantes du plateau de saclay. L’IPS2 a vocation à concentrer sur un site unique l’ensemble des enseignants chercheurs de la filière francilienne de Biologie végétale (Université UPsud, Université Paris Diderot, Université Evry Val d’Essonne). Hébergée au sein du bâtiment 630 du campus UPSud du plateau de Saclay, il compte 180 personnels.

Les recherches menées à IPS2 se concentrent sur l’analyse de la croissance et du développement de plantes modèles et sur le transfert du fruit de ces recherches vers les espèces cultivées, l’agriculture et les innovations.

Sous la responsabilité hiérarchique et fonctionnelle du Directeur d’unité (DU)et du comité de direction, l’agent aura en charge principalement d’assurer le secrétariat de direction (réunions diverses, réservation des salles, accueil des invités, organisation des missions du DU), l’accueil des personnalités extérieurs (colloques, séminaires, comités de thèse et équivalents), et apportera un soutien à la gestion financière.

 

Activités principales de l’agent :

Mission N°1 : Secrétariat de direction

Gestion du planning du directeur et de ses déplacements, prise de rdv, courrier,

-          organisation de réunions notamment des instances de l’unité (CDL, CS, Comités), diffusion de l’information

-          Participation au comité-communication de l’institut

-          Préparation du rapport HCERES

 

Mission N°2 : Accueil de personnalités extérieures

-          En charge de l’accueil des personnalités extérieures de l’institut (séminaires, colloques, comités de thèses, HDR) : organisation de la logistique (réservation salles et prestataires, réservation voyage et hébergement, traitement des remboursements), environ 70 activités d’accueil par an

-          Contribution et participation aux colloques et manifestations portées par l’IPS2, ainsi qu’aux autres activités de dissémination (science en fête, plant fascination day, évènements LABEX, Paris-Saclay…)

 

Mission N°3 : Soutien à la gestion financière

-          Soutien à la liquidation des factures et services faits

-          Soutien à la saisie des bons de commande

Formations et compétences attendues

Connaissances/Savoirs :

-          Culture administrative et élaboration des documents

-          Culture internet

-          Connaissance des EPSCP/EPST

-          Maîtrise de l’anglais est un plus

 

Savoir-faire :

-          Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe

-          Savoir rendre compte

-          Pratique et maitrise des outils bureautiques et des outils de réservation de voyages et de frais de mission

-          Outils de communication (logo, plaquettes)

-          Connaissance des outils budgétaires serait un plus

Savoir être :

-          Rigueur, organisation, discrétion, sens du service, adaptabilité

-          Aptitude à travailler en groupes de travail, en équipe et à distance

-          Capacité d’accueil et interaction avec des personnalités extérieurs et aussi étrangères

Contact

Nom
Martin Crespi
Telephone
01 69 15 33 73 / 01 69 15 33 04 / 01 69 15 33 02
Email
rh.ips2@u-psud.fr;martin.crespi@u-psud.fr